Comprendre la régularisation des charges de copropriété

En tant que copropriétaire, vous devez verser deux types de charges au syndic :

• Les charges courantes : liées à l’administration, à l’entretien et aux travaux de l’immeuble, elles concernent l’ensemble des copropriétaires à hauteur de leur quote-part ;
• Les charges spéciales : relatives aux services collectifs et équipements communs, elles font l’objet d’une répartition au cas par cas, en fonction de l’utilité que vous en avez.

Pour anticiper le paiement de certaines dépenses courantes (nettoyage des parties communes, frais de tenue de l’Assemblée Générale, envoi des courriers, etc.), le syndic de copro établit un budget prévisionnel. Celui-ci sera voté lors de l’Assemblée Générale (AG), à la majorité simple.

À ce titre, vous devrez lui verser, comme tous les copropriétaires de l’immeuble, des provisions pour charges. Celles-ci sont payées en plusieurs fois. Généralement, chaque paiement équivaut à un quart du budget prévisionnel et a lieu le 1er jour de chaque trimestre (ou le 1er jour de la période décidée en AG).

Depuis la loi Élan, le syndic de copro dispose d’une procédure de recouvrement simplifié en cas d’impayés des charges de copropriété : Le copropriétaire débiteur aura trente jours après réception de la mise en demeure du syndic pour s’acquitter du paiement. Sans réaction de sa part, le syndic pourra alors saisir le tribunal de grande instance.

Tout au long de l’année, vous allez donc verser des provisions pour charges au syndic, basées sur une estimation du budget prévisionnel. À la fin de l’exercice en cours (sur douze mois), le gestionnaire clôture ses comptes et procède à la régularisation des charges.

Cette opération consiste, pour le syndic, à faire la différence entre les frais dépensés pour la conservation et l’entretien de la copropriété et les charges que vous avez réellement versées.

Deux possibilités sont envisageables :

• Vous avez versé trop de charges : si le montant cumulé de vos provisions pour charges est supérieur au montant réel des dépenses, vous serez « remboursé ». En pratique, le syndic soustrait ce montant à votre premier versement de l’année suivante.
• Vous n’avez pas assez versé de charges : dans ce cas-là, vous devrez payer la somme manquante à votre gestionnaire. Le syndic ajoutera ce montant à votre premier versement de charges de l’année suivante.

Notez également que les charges sont dues à partir du moment où la copropriété est constituée. Le syndic de copro devra attendre que vous soyez en possession de votre logement neuf pour recouvrer les provisions.

Seules les dépenses liées aux provisions pour charges feront l’objet d’une régularisation des charges. Il s’agit notamment des frais établis dans le budget prévisionnel : entretien des parties communes et espaces verts, maintenance des équipements collectifs, salaire du gardien ou encore administration courante de la copropriété.

Les dépenses exceptionnelles, comme le changement d’une chaudière ou d’un ascenseur après une panne, sont difficilement estimables. Leur montant exact sera voté en AG, en même temps que les travaux. Les copropriétaires connaissent donc exactement la somme qu’ils doivent débourser.

Lors de la régularisation, le syndic de copro doit vous envoyer un décompte des charges indiquant :

• L’intitulé des charges concernées et le montant de la dépense ;
• Le total annuel des charges courantes payées par le syndic ;
• Le total annuel des charges courantes que vous avez payées (cumul des provisions) ;
• Votre quote-part : exprimée en tantièmes, c’est la part des surfaces, services et équipements communs qui vous est attribuée.

Vous estimez que le décompte des charges n’est pas complet ? Vous souhaitez vérifier les informations mentionnées ? Demandez à votre syndic un justificatif plus détaillé. Ce document annexe précisera :

• Le libellé exact de la dépense ;
• Son montant HT, TVA et TTC ;
• Si celle-ci peut être récupérée, ou non, auprès de votre éventuel locataire.

Obligatoire, la régularisation des charges de copropriété intervient une fois par an. Pour vous aider à mieux comprendre les dépenses, votre gestionnaire vous enverra un décompte des charges et, si besoin, un document justificatif plus détaillé.