Combien de temps garder les quittances de loyer ?

Les quittances de loyer doivent être conservées 3 ans après la fin du contrat de location, dès lors que le bail a été contracté pour une résidence principale. En clair, pour une location ayant pris fin le 1er septembre 2019, toutes les quittances émises pendant ce bail ne pourront être détruites qu’à partir du 1er septembre 2022.

Cette obligation s’applique aux quittances de loyer papier comme électroniques (transmises par Internet) pour toute résidence principale. Est considéré comme résidence principale, un logement qui est occupé au moins 8 mois par l’occupant principal ou un conjoint, une personne à charge… Ce délai de 8 mois peut être considéré même si la personne concernée a été absente pour des raisons professionnelles ou de santé.

Par exemple, la personne a occupé le logement 6 mois, puis est partie en congés pour un délai de 3 semaines et a été hospitalisée pour des problèmes de santé pendant 5 semaines. Dans ce cas, cette période entrecoupée de va-et-vient cumule bien une durée de 8 mois effectifs.

Document attestant le paiement du loyer et des charges dues pour une période donnée, la quittance de loyer est obligatoirement émise par le bailleur sur demande du locataire conformément aux dispositions de la loi du 6 juillet 1989. Que vous ayez transmis à votre locataire ses quittances sous format papier ou dématérialisé, leur conservation doit respecter les dispositions du règlement général de protection des données (RGPD) applicable dans tous les pays de l’Union européenne depuis le 25 mai 2018.

Les quittances de loyer comportent en effet des données à caractère personnel au sens de l’article 4 de ce règlement (c’est-à-dire des informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable). À ce titre, des mesures de protection physique (coffre ou local fermé) doivent être prises pour protéger les documents au format papier et électronique (serveur sécurisé) pour les documents dématérialisés. Les quittances de loyer ne peuvent en aucun cas être transmises à un tiers et leurs données servir à un usage commercial. Elles doivent en outre être impérativement détruites à l’échéance des 3 ans de conservation requis par la loi. C’est la durée légale de conservation.

3 ans sont accordés par l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 durant lesquels bailleur comme locataire peuvent intenter une action en justice pour non-respect du contrat de bail qui les liait auparavant. De fait, l’immense majorité des litiges opposant propriétaires et locataires ont pour origine le paiement des loyers et des charges.

La conservation des quittances de loyer s’avère donc primordiale pour instruire ce litige et éventuellement le régler en justice. Qu’il soit saisi par le propriétaire pour non-paiement de sommes a priori dues ou au contraire par le locataire pour surfacturation, le juge exigera ces quittances de loyer pour rendre une décision fondée. Propriétaire comme locataire, vous avez donc tout intérêt à conserver ces documents pour faire valoir vos droits ou vous protéger sur la durée.

Si la loi ne sanctionne pas explicitement l’absence de conservation des quittances de loyer d’une habitation, ce manquement n’en est pas moins préjudiciable. En tant que propriétaire, vous ne pourrez pas prouver avoir rempli votre obligation de fournir des quittances de loyer à votre locataire et vous ne pourrez pas, faute de preuve, faire valoir votre droit à recouvrement des sommes éventuellement dues. En outre, cette absence de pièces justificatives pourrait être perçue comme une volonté de soustraire des revenus fonciers par l’administration fiscale en cas de contrôle. Voilà donc trois bonnes raisons pour respecter scrupuleusement le délai de conservation des quittances de loyer.

L’émission et la conservation des quittances de loyer font partie des actes incontournables de la vie locative. Sans être compliquée, cette gestion de contrat exige un peu de rigueur. En cas de litige, les quittances peuvent s’avérer des documents essentiels à la constitution d’un dossier.