L'ordre du jour d'une Assemblée Générale de copropriété

L’ordre du jour est un document qui liste les résolutions qui seront débattues et votées lors de la prochaine Assemblée Générale de copropriété. Envoyé à l’ensemble des copropriétaires, ce programme permet d’organiser le déroulé de la séance. Joint à la convocation d’AG, l’ordre du jour est accompagné des documents nécessaires à la réflexion des votants. Pour rappel, cette convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de la séance.

À la fin de la séance, les résolutions sont reprises dans le procès-verbal d’Assemblée Générale avec le détail des votes.

Le fonctionnement d’une Assemblée Générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, est régi par la loi. Lors de l’AG de copropriété, l’ordre du jour peut traiter de nombreuses requêtes :

• L’élection du président de la séance et de ses scrutateurs ;
• L’élection du secrétaire de séance ;
• L’élection des membres du conseil syndical ;
• Le rapport du conseil syndical ;
• La vérification et l’approbation des comptes du syndic ;
• Le renouvellement du mandat du syndic ou l’examen de nouvelles candidatures ;

Puis, les questions relatives au fonctionnement financier de la copropriété sont abordées :

• L’examen et le vote du budget prévisionnel ;
• La constitution de provisions pour les travaux d’entretien.
• La détermination des conditions de mise en concurrence des prestataires.

Enfin, ce sont les résolutions liées aux besoins spécifiques qui sont évoquées :

• Le montant et la nature des travaux ;
• Les honoraires du syndic pour ces travaux ;
• L’installation de nouveaux équipements communs (par exemple, un ascenseur) ;
• La validation des travaux privatifs par les copropriétaires.

Les résolutions sont traitées par ordre chronologique d’inscription à l’ordre du jour.

C’est le syndic de copropriété qui prépare les projets de résolutions et qui établit l’ordre du jour de l’AG de copropriété.

Selon l’article 26 du décret du 17 mars 1967, ce document doit être rédigé en concertation avec le conseil syndical. En pratique, cette règle n’est pas sanctionnée si elle n’est pas appliquée. Son non-respect ne pourra pas entraîner l’annulation de l’Assemblée Générale.

Vous souhaitez débattre d’une résolution à la prochaine AG ? En tant que copropriétaire, vous pouvez demander au syndic l’inscription de votre question à l’ordre du jour. Voici quelques conseils :

• Soyez précis et explicite dans la rédaction de votre projet de résolution ;
• Transmettez tous les documents nécessaires qui permettront d’éclairer les votes des autres copropriétaires ;
• Envoyez votre requête par lettre recommandée avec accusé de réception.

Pour que votre demande soit ajoutée à l’ordre du jour de l’AG, vous devez la soumettre avant l’envoi des convocations aux copropriétaires. Pensez donc à anticiper votre question pour que le syndic ait le temps de l’ajouter à l’ordre du jour. Vous avez deux possibilités :

• Envoyer votre demande dès que vous connaissez la date de l’AG : selon le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019, le syndic a l’obligation d’afficher la date de la prochaine séance (il le fait généralement dans le hall de l’immeuble). D’après la loi, il doit le faire dans un « délai raisonnable ». Dès que vous avez connaissance de la date de la prochaine séance, n’hésitez pas à le solliciter.
• Envoyer votre demande au cours de l’année : si celle-ci arrive avant l’envoi des convocations, le syndic la prendra en compte. Le cas échéant, il inscrira votre requête à l’ordre du jour de la prochaine AG. Dans le cas contraire, il faudra donc attendre la séance suivante pour débattre et voter pour ou contre votre demande.

Lors de la séance, les questions à l’ordre du jour doivent être traitées telles qu’elles ont été précisément formulées. Il est donc interdit, pour les copropriétaires ou le syndic, de reformuler la résolution si cela change le sens de la question d’origine.

Par exemple, si vous aviez prévu de voter pour la validation du changement de la rambarde d’escalier, vous ne pourrez pas demander de voter, en plus, pour la peinture des marches.

En revanche, vous pouvez amender l’ordre du jour, pendant l’Assemblée Générale, afin d’apporter une information importante sur la question. Il peut s’agir, par exemple, de préciser la date d’exigibilité des provisions pour travaux.

De la même manière, seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être votées. Vous ne pourrez pas ajouter une question en cours de séance dans l’espoir qu’elle soit soumise aux votes des copropriétaires. Néanmoins, cette résolution pourra être débattue et discutée, sans qu’aucune décision finale n’en découle (art. 13, décret du 17 mars 1967).

L’ordre du jour est un élément obligatoire et indispensable lors de la tenue d’une Assemblée Générale de copropriété. Si vous souhaitez débattre d’un point en particulier, n’hésitez pas à présenter votre projet de résolution au syndic.