La convocation à l'Assemblée Générale de copropriété

Encadré par la loi, ce document doit impérativement faire figurer :

• La date, l’heure et le lieu de la réunion : sauf mention contraire dans le règlement de copropriété, l’AG doit avoir lieu dans la ville où se situe le bien ;
• L’ordre du jour, c’est-à-dire la liste des questions qui feront l’objet de délibérations et qui seront soumises aux votes des copropriétaires ;
• Les pièces permettant aux votants de comprendre l’enjeu des résolutions discutées. Il peut s’agir du projet de budget et de ses annexes, des devis de prestataires (travaux, entretien) ou encore du contrat du syndic. Certaines de ces pièces sont obligatoires pour valider les décisions, d’autres garantissent la bonne information des copropriétaires.

Un pouvoir en blanc devra également être envoyé avec la convocation. Ce document vous permettra de vous faire représenter si vous ne pouvez pas vous déplacer à l’AG. Notez qu’à l’issue de la séance, un procès-verbal sera rédigé afin de rendre compte des décisions prises.

Le syndic de copropriété doit vous adresser une convocation écrite au moins 21 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale. Ce délai court dès le lendemain de votre bonne réception du courrier. Celui-ci doit obligatoirement être respecté, sauf en cas d’urgence. N’hésitez pas à vérifier cette information, au cas où votre règlement de copropriété stipulerait un autre délai. Plusieurs modalités d’envoi sont autorisées :

• La lettre recommandée avec accusé de réception ;
• La lettre recommandée électronique (vous n’êtes pas obligé d’accepter) ;
• La remise en main propre contre récépissé ou émargement.

Aucune convocation orale ne pourra être admise.

Le syndic de copropriété doit convoquer l’Assemblée Générale au moins une fois par an, et à chaque fois qu’il le juge utile. En plus d’envoyer une convocation à chaque copropriétaire, il doit également afficher la date de cette prochaine réunion dans l’immeuble, de sorte à ce qu’elle soit visible de tous (généralement dans le hall d’entrée). S’il ne convoque pas l’AG après avoir rendu publique la date, le syndic de copro doit être mis en demeure par le conseil syndical, qui lui enverra une lettre recommandée avec accusé de réception. Il a huit jours pour réagir. Passé ce délai, et sans réaction de sa part, le président du conseil syndical peut convoquer l’Assemblée Générale à sa place. En tant que copropriétaire, sachez que vous pouvez également demander la convocation de l’AG devant le tribunal de grande instance (TGI), sous certaines conditions :

• En cas d’absence ou d’inaction du conseil syndical : dans ce cas, un ou plusieurs copropriétaires devront représenter au moins ¼ des voix ;
• Si la copropriété est dépourvue de syndic ;
• Si aucun syndic n’a été désigné au cours d’une AG.

Dans le cas, le TGI désignera un administrateur provisoire chargé de convoquer l’assemblée générale.

Vous êtes copropriétaire et votre syndic n’a pas convoqué l’Assemblée Générale ? Avant d’assigner votre gestionnaire en justice, et contacter le tribunal de grande instance, vous devez lui envoyer une lettre de mise en demeure. Voici un exemple de courrier.

Madame, Monsieur,

Les copropriétaires de l’immeuble situé au (indiquez l’adresse), ci-dessous signataires et dont la liste est jointe à ce courrier, réunissant (mentionnez le nombre de tantièmes), ont l’honneur de vous demander, en application de l’article 8, alinéa 1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, la convocation d’une Assemblée Générale.

Ils demandent l’inscription des questions suivantes à l’ordre du jour de cette Assemblée Générale : (listez les questions que vous souhaitez voir traiter).

En vous remerciant de faire le nécessaire sous huitaine, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Envoyée à chaque copropriétaire, la convocation est un document qui conditionne la tenue de l’Assemblée Générale. Pour qu’elle soit valide, le syndic devra mentionner des informations précises et respecter les modalités d’envoi !