Copropriété : donner son pouvoir en assemblée générale

Tout propriétaire d'un lot en copropriété devient membre du syndicat de copropriété. L'ensemble des copropriétaires d'un même immeuble en fait donc automatiquement partie. En tant que tel, vous pouvez participer aux décisions relatives à votre immeuble et avez le pouvoir de voter lors des assemblées générales. La plupart des décisions demandant la majorité des voix pour être adoptées, votre vote prend toute son importance.

Il peut arriver cependant qu’un copropriétaire soit dans l’impossibilité de participer à une assemblée générale. Si vous êtes dans cette situation, vous pouvez mandater un tiers pour vous représenter grâce à la loi du 10 juillet 1965. Vous donnez alors votre pouvoir à cette personne pour qu’elle vote en votre nom lors des assemblées générales.

Le mandant exerce votre pouvoir en donnant votre avis lors des débats de l’assemblée générale. Lorsqu’il bénéficie du statut de mandant, il peut également se porter candidat au conseil syndical en votre nom.

Pour exercer votre droit de vote via un mandant, vous devez respecter la réglementation en vigueur concernant le don de pouvoir en assemblée générale.

Conformément à la loi de 1965, vous pouvez choisir la personne de votre choix. Vous pouvez opter pour une personne physique, copropriétaire dans l’immeuble ou n’ayant aucun lien. Vous pouvez donc aussi bien donner ce pouvoir à un ami qu’un voisin ou un membre de votre famille.

Par contre, vous ne pouvez pas désigner une personne proche du syndic de copropriété, qu’il soit bénévole ou coopératif. Vous ne pouvez donc pas opter pour :

• Un membre du syndic de copropriété, son conjoint, concubin ou partenaire pacsé ;
• Ses parents et enfants ;
• Les membres de la famille du conjoint, du concubin ou du partenaire pacsé ;
• Les employés travaillant en relation avec le syndic ou un membre de sa famille.

Lorsque vous recevez une convocation à une assemblée générale et que vous ne pouvez pas être présent, vous pouvez choisir librement le mandant qui vous représentera et sera en mesure de défendre vos intérêts.

Pour ce faire, vous utilisez le formulaire de pouvoir transmis par le syndic de copropriété. Une simple lettre peut également convenir à condition d’y indiquer l’identité du mandataire, du mandant et l’objet de ce mandat, à savoir vous représenter lors de l’assemblée générale. Ce mandat indique que votre représentant exerce vos pouvoirs à votre place. Ensuite, vous le transmettez au syndic par courrier, par mail ou le mandant présente ce mandat au président lors de l’assemblée générale des copropriétaires.

Le syndic est dans l’obligation d’accepter la présence d’un mandant. La notification préalable n’est pas obligatoire. Même si le document de don de pouvoir est remis au président du conseil syndical le jour de l’assemblée générale, il ne peut donc pas s’y opposer.

Le mandataire signe la feuille de présence à la place du copropriétaire qu’il remplace.

L’ordre du jour de l’assemblée générale peut concerner la désignation du syndic, l’élection du conseil syndical ou l’acceptation du budget prévisionnel de l’immeuble pour l’année suivante. Si vous êtes absent, vous ne pourrez pas contester les décisions prises.

Lorsque vous ne prenez pas soin de vous faire représenter par un tiers, vous risquez de découvrir des décisions qui ne vous conviennent pas dans le procès-verbal d’assemblée générale de copropriété. Vous êtes dans l’obligation de contribuer aux dépenses proportionnellement à votre quote-part, même si vous êtes en désaccord. Vous ne pouvez pas non plus contester une des nouvelles dispositions adoptées, à moins qu’une irrégularité n’ait été commise.

Mieux vaut donc donner votre pouvoir à une personne qui pourra vous représenter et respecter votre avis lors de l’assemblée générale.

Une fois que vous avez donné votre pouvoir, votre mandant possède les pouvoirs suivants :

• assister à l’assemblée générale le jour de la convocation ;
• participer aux débats ;
• voter à votre place ;
• déclarer que vous êtes candidat au conseil syndical.

Ce choix est donc d’autant plus important que sa présence influe directement sur l’issue des votes et les décisions adoptées par l’ensemble des copropriétaires. Lors de l’assemblée générale, vous êtes considéré comme représenté. Vous conservez donc les mêmes droits que les copropriétaires présents.

Même si le mandant vote contre une des résolutions, c’est votre nom qui sera inscrit sur procès-verbal de l’assemblée générale puisqu’il vous représente.

Pour limiter l’influence d’un même représentant sur le vote de l’assemblée générale, un mandant ne peut pas recevoir plus de trois pouvoirs. Lorsqu’il en reçoit plus de trois, il devra lui-même déléguer à un tiers.

De façon exceptionnelle, cette règle ne s’applique pas si l’ensemble des pouvoirs ne dépasse pas les 10 % des votes. Une limite est fixée dans les statuts ou dans le règlement intérieur de la copropriété. Pour savoir si vous pouvez profiter de cette exception, vous devez également comptabiliser le vote personnel de votre représentant.

Lorsque vous choisissez votre mandant, vous pouvez aussi lui donner des consignes de vote. Vous pouvez lui indiquer à l’avance quelles résolutions prévues à l’ordre du jour vous acceptez et lesquelles vous refusez. Ces recommandations sont transmises en même temps que le mandat au syndic de copropriété présent à l’assemblée générale.

Pour être certain que votre choix sera respecté, vous devez choisir une personne de confiance. La loi n’oblige pas les représentants à suivre scrupuleusement vos consignes. Il vaut donc mieux confier votre vote à une personne fiable.

Une absence à l’assemblée générale ne signifie pas que vous n’êtes pas concerné par les décisions qui vont y être prises. Avec la convocation, vous trouverez la liste des résolutions inscrites à l’ordre du jour. Vous pouvez donc vous pencher dessus et décider quel sera votre vote.

La solution du pouvoir blanc est proposée aux copropriétaires qui n’ont pas pu trouver un mandant pour les remplacer en cas d’absence. Le président du conseil syndical peut alors choisir un représentant à votre place.

Conformément à la loi Alur, cette personne désignée par le mandant ne peut appartenir au syndic de copropriété. Bien souvent, le président du conseil syndical ou un des conseillers est choisi.

Si cette alternative est parfois choisie, vous risquez de voir ce pouvoir blanc agir à sa guise. Rien n’indique que le mandant désigné respectera bien vos consignes de vote. Il est donc recommandé de choisir par vous-même une personne digne de confiance et de ne pas opter pour le pouvoir blanc.

Malgré les consignes laissées, le mandant peut décider de changer de vote selon le déroulement des débats. Si vous estimez avoir été lésé, vous pouvez faire un recours auprès du tribunal civil. Par contre, les votes lors de l’assemblée générale sont définitifs. Même si la justice vous donne raison, vous ne pourrez donc pas modifier les décisions prises à cette occasion.

Le vote par correspondance est proposé aux propriétaires qui ne peuvent assister à une assemblée générale en présentiel ou en visioconférence. Lorsque vous êtes dans cette situation, vous votez avant l’assemblée générale et vous transmettez votre vote au syndic. De cette façon, vous êtes certain que votre avis sera respecté et que votre vote correspondra à vos convictions.

Pour procéder de cette façon, il vous suffit de remplir le formulaire de don de pouvoir en précisant votre identité ainsi que vos votes. Après l’avoir daté et signé, vous l’envoyez en lettre recommandée avec accusé de réception au syndic de copropriété. L’envoi par voie électronique est parfois autorisé par cet organisme.

Dès la phase d’achèvement d’un immeuble, vous serez convoqué à la première assemblée générale de copropriété. Ensuite, le syndic doit vous convoquer au moins une fois par an. Si vous ne pouvez pas être présent, prenez vos dispositions pour éviter un pouvoir blanc.