L'avis d'échéance loyer

L’utilité première de l’avis d’échéance de loyer est de rappeler au locataire qu’il doit régler son loyer et ses charges, ainsi que la date butoir. Cependant, cet avis n’est pas imposé par la loi. Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de l’envoyer chaque mois, mais pouvez l’envoyer occasionnellement ou dans les cas suivants :

• En cas de retard de paiement, pour signaler au locataire qu’il a dépassé la date d’échéance et lui rappeler de payer ;
• Dans le cas où la situation est inhabituelle : des travaux ont été effectués et doivent être remboursés par le locataire, ou encore un délai a été demandé par le locataire et vous l’avez accepté.

Il est important de bien faire la différence entre une quittance de loyer et un avis d’échéance de loyer. Ces deux documents, bien que portant des dénominations proches, sont très différents l’un de l’autre.

L’avis d’échéance sert avant tout à rappeler à votre locataire qu’il doit payer son loyer, ainsi que la somme due et l’échéance. Il n’est pas obligatoire et ne revêt aucune forme particulière.

La quittance de loyer est une sorte de reçu que vous délivrez en tant que bailleur à votre locataire après paiement du loyer et des charges. Elle peut être utilisée notamment comme justificatif de domicile pour le locataire. Il n’est pas nécessaire de la remettre à chaque versement, il est en revanche obligatoire de la fournir au locataire quand celui-ci en fait la demande.

L’avis d’échéance n’est pas imposé par la loi. Sa forme est entièrement libre et aucune information n’est obligatoire. En revanche, pour que ce document vous soit d’une véritable utilité, vous devrez y faire figurer les éléments suivants :

Pour éviter les erreurs, il est important de veiller à ce que l’identité du propriétaire et celle du locataire soient clairement indiquées sur l’avis d’échéance. Le plus simple est de reprendre les informations du bail. En revanche, dans le cas où le locataire a changé de nom, il est plus approprié d’utiliser son nouveau nom sur l’avis d’échéance.

Toujours dans le but d’éviter les confusions, il est important de faire figurer l’adresse du bien concerné par l’appel de loyer. L’adresse doit être détaillée de sorte que le logement ne puisse être confondu avec un autre. S’il s’agit d’un appartement, mieux vaut donner toutes les précisions, telles que le numéro d’appartement et l’étage par exemple.

Cela est d’autant plus important si vous êtes propriétaire de plusieurs logements, qui plus est dans le même immeuble.

L’avis d’échéance de loyer portant sur des sommes dues, il est important de préciser la ou les période(s) concernée(s) par ces montants.

Si l’avis d’échéance se rapporte à des loyers en retard, il est encore plus important de spécifier chaque période qui n’a pas fait l’objet d’un paiement de la part du locataire. Ainsi, celui-ci pourra plus facilement vérifier de son côté avant de se remettre à jour.

Bien sûr, il convient de rappeler la date d’échéance du paiement pour que l’information soit complète.

L’appel d’échéance de loyer doit également détailler le montant à payer en tenant compte :

• Du loyer en lui-même et des éventuels impayés précédents ;
• Des charges en précisant s’il s’agit de provisions pour charges ou de charges au forfait (possible dans le cas d’un contrat de location meublée) ;
• Les éventuels travaux réalisés par le locataire à ses frais et remboursés par le propriétaire à travers une baisse temporaire de loyer ;
• Les éventuels travaux réalisés par le propriétaire et que le locataire rembourse en majorant son loyer pendant un ou plusieurs mois.

Il n’y a pas de formalisme à respecter concernant l’avis d’échéance, vous êtes donc libre en tant que propriétaire de le transmettre au locataire de la façon qui vous convient. Vous pouvez ainsi le lui envoyer par courrier ou simplement le lui déposer dans sa boîte aux lettres. Vous pouvez aussi procéder par e-mail si cette solution convient au locataire.

À noter : quelle que soit la solution retenue, l’avis d’échéance doit être remis gratuitement au locataire par le propriétaire ou le gestionnaire. De ce fait, il est légalement interdit d’intégrer dans le bail une clause qui prévoirait des frais pour l’envoi d’un appel de loyer. Il en va de même pour la quittance de loyer.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, l’avis d’échéance de loyer est un document intéressant pour une bonne gestion locative. Envoyé fréquemment, il permet d’entretenir une relation saine entre propriétaire et locataire en assurant une communication régulière.