Quelles sont les différentes charges locatives ?

Une charge locative est une charge de copropriété dont le propriétaire peut demander le remboursement au locataire. On parle aussi de charge récupérable, par opposition aux charges de copropriété non récupérables qui sont exclusivement à la charge du propriétaire, comme les travaux de ravalement, le remplacement d’une chaudière collective, etc. Les charges locatives concernent l’usage quotidien du logement et de la copropriété. Elles sont mensualisées et réglées en même temps que le loyer : ce sont les provisions de charges.

Selon la loi, les charges récupérables concernent les huit domaines suivants :

1. L’utilisation et la maintenance de l’ascenseur (électricité, révision, réparations mineures)
2. La fourniture en énergie des parties privatives et communes (eau froide, eau chaude, chauffage des logements et des parties communes, révision et menues réparations)
3. Le chauffage, la production d’eau chaude et la distribution d’eau dans les parties privatives (fourniture en combustible, entretien et menues réparations)
4. L’entretien des parties communes intérieures 
5. Les dépenses d’entretien et d’exploitation des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts...)
6. L’hygiène générale (fourniture des produits d’entretien, frais d’élimination des rejets…)
7. L’entretien des équipements divers du bâtiment (maintenance des interphones, de la VMC, ramonage des conduits de ventilation...)
8. Les taxes et redevances, dont la taxe d’enlèvement des ordures ménagère

Les charges se payent habituellement par anticipation. Le locataire vous verse mensuellement des provisions de charges, vouées à couvrir la part récupérable des charges.

Les provisions de charges demandées doivent être justifiées, sur la base des dépenses antérieures ou du budget prévisionnel de la copropriété. Le mode de paiement adopté est celui inscrit dans le bail locatif. La loi autorise tous les modes de règlement, virement bancaire, chèque ou espèces.

Lorsque les charges sont payées par anticipation, sous forme de provisions, le montant versé est prévisionnel.

Au terme de l’année, il y a une différence entre la somme totale versée par le locataire et le montant exact des charges mentionnées dans l’arrêté annuel des comptes. La régularisation des charges consiste à rétablir l’équité, en demandant un complément au locataire ou en lui reversant le trop-perçu. C’est également le moment d’ajuster les provisions de charges suivantes.

La régularisation doit avoir lieu tous les ans.

La loi n’indique pas à quel moment précis vous devez procéder à la régularisation des charges. Il est cependant stipulé que la régularisation doit être faite au moins une fois par an. Vous pouvez, par exemple, choisir la date anniversaire du bail ou celle de l’arrêté des comptes de votre copropriété.

Une fois que vous avez l’arrêté annuel des comptes, vous pouvez procéder au calcul de régularisation, pour vérifier si la provision de charges a permis de couvrir les dépenses réelles.

Pour faire votre calcul, il suffit de prendre le montant des charges locatives stipulé sur l’arrêté des comptes, d’y ajouter la TEOM et de soustraire le montant payé par votre locataire.

Vous devez ensuite respecter une procédure et un calendrier précis. Un mois avant la date de régularisation, vous devez communiquer à votre locataire, par mail ou courrier selon ce dont vous convenez avec votre locataire :

1. Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
2. Le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif.
3. Une note d’information sur le mode de calcul lié au chauffage et à la production d’eau chaude.

Pendant les 6 mois suivant l’envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l’ensemble des pièces justificatives.

La loi accorde trois ans au propriétaire comme au locataire pour procéder à une régularisation de charges. Pendant ces trois années, vous pouvez demander des provisions complémentaires et votre locataire peut exiger le remboursement des trop-perçus. Attention cependant, une régularisation tardive par négligence du propriétaire peut être considérée comme invalide si le locataire avait réclamé une régularisation que vous n’aviez pas faite.

Sachez également que si la régularisation du paiement des charges n’a pas été effectuée dans l’année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.